Checklist: Kies de juiste roosterplanning voor jouw organisatie

dinsdag, september 6, 2016

De eisen die gesteld worden aan een gedegen online roosterplanning nemen met de dag toe. Personeelsplanning beperkt zich tegenwoordig niet meer tot enkel het ‘waar’ en ‘wanneer’ inzetten van medewerkers. Sterker nog, het is de verbindende factor tussen communicatie, financieel management en een spot-on salaris-export!

Hier komt uit voort dat een efficiënte roosterplanning de basis is van controle over de toekomstige omzet, productiviteit en loonkosten op zowel productie- als op retailniveau.

Bestudeer de volgende checklist en vind de roosterplanning die perfect aansluit op de grootte, strategie en branche van jouw organisatie.

 1. Onderzoek – Ken jij jezelf en jouw organisatie?

De meeste roosterplanners bieden een gratis proefversie aan. Maak hier slim gebruik van en test de functies en ondersteuning grondig! Ga ook na of je als betalende klant gebruik kunt blijven maken van dezelfde functies die je gebruikt tijdens de proefversie. We raden je aan om de volgende informatie op te zoeken op de website van de aanbieder:

  • Sluiten de klanten die op de website staan weergegeven aan op jouw branche?

  • Zakenrelaties, zoals de ondersteunde Payroll systemen (lees hier meer over bij punt 3)

  • Ga na of de aanbieder zich enkel richt op de grote ketens of ook op de MKB’ers

  • Verschaft het systeem inzicht in indicatoren die belangrijk zijn voor jouw organisatie, zoals productiviteit, loonkosten en omzet?

 2. Platforms en Flexibiliteit

Het spreekt voor zich dat een roosterplanning zowel online als op een goed functionerende mobiele applicatie beschikbaar moet zijn. Alleen zo kun je garant staan voor een continue toegankelijkheid voor alle gebruikers van het systeem.

Statistieken uit onze database laten zien dat meer dan 80% van alle log-ins in de roosterplanning worden gedaan op de smartphone. Met andere woorden, een App die uitstekend werkt op alle smartphones (iPhone, Android & Windows) is een vereiste voor steeds meer bedrijven. Je kunt de kwaliteit van een App snel testen door de volgende onderdelen te checken:

  • Kunnen planners en medewerkers communiceren via de App – Dwz. kunnen zij uren ruilen, bieden op beschikbare uren, het rooster aanpassen en afwezigheid opgeven?

  • De Smartphone App zou puur intuïtief moeten werken (een handleiding moet niet nodig zijn)

  • Kunnen medewerkers hun smartphone als check- in/uit systeem gebruiken? Dit is bijvoorbeeld handig voor bedrijven die geen fysiek kantoor hebben

  • Lees reviews en beoordelingen van de App in bijvoorbeeld de App Store

 3. Kan het rooster geïntegreerd worden met bestaande systemen?

Systemen die niet behoorlijk met elkaar communiceren, leiden tot frustraties en benadelen de productiviteit van een organisatie. Het hoeft niet nodig te zijn om bijvoorbeeld je huidige pay-roll systeem te moeten vervangen, vanwege nieuwe roosterplanning software. Daarom is het belangrijk om een systeem te vinden, dat direct samensmelt met de huidige systemen.

  • Controleer of het mogelijk is om uren en looncodes direct te exporteren naar jouw huidige pay-roll systeem

  • Als jouw bedrijf gebruik maakt van een POS-systeem (point of sale), verzeker dan dat het mogelijk is om o.a. de dagelijkse omzet direct naar de roosterplanning te exporteren

  • Als jouw organisatie al gebruik maakt van een in-/uitkloksysteem, controleer dan of het mogelijk is om de uren over te zetten naar de roosterplanning en uiteindelijk natuurlijk ook naar het pay-roll systeem

 4. Je krijgt waar je voor betaald hebt ... of niet?

Het tarief van een ‘relatief’ goedkope roosterplanning kan eigenlijk al te hoog zijn. Je zult waarschijnlijk ‘nee’ horen op de volgende vragen:

  • Kunnen er nog handige functies aan het rooster toegevoegd worden, zoals een overzicht van het ‘omzet budget’ of de ‘loonkosten’?

  • Ondersteunt de roosterplanning internationale functies zoals taalkeuze, tijdzones, geïntegreerde wet- en regelgeving?

  • Wordt het planning systeem regelmatig automatisch geupgrade met nieuwe functies en vebeteringen?

  • Behoort gratis support via de mail en telefoon ook tot het maandelijkse prijspakket?

Wanneer je deze lijst volledig hebt bestudeerd, ben je klaar om een weloverwogen keuze te maken. Mocht je toch nog twijfels hebben, bel ons dan gerust op: 070 40 66 282. Wij vertellen je graag over de mogelijkheden van Tamigo!

Happy hunting!